篇一：档案管理实施细则
档案管理实施细则
1．目 的
为顺应公司发展需要，加强公司档案的管理和收集、整理工作，改善以往部门分管和统一
集中保管两种管理模式的弊端，有效保护和利用档案，特成立档案室并制定档案管理实施
细则。
2．适用范围
档案编号适用于公司档案室的资料编号工作，管理规定适用于公司内部及各部门的档案管
理。
3．职 责
3.1公司档案管理实行各部门收集归档，档案室集中分类保管，提供利用的原则。
3.2 档案室人员负责公司各部门移交档案室资料的整理、合并、归档。
3.3 相关部门按要求配合档案室的档案管理工作。
4．定 义
4.1本细则中所称的档案：指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的
对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可提供参考、借鉴的文件。
4.2 文件材料的归档：即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已
经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可供参
考、借鉴的文件材料,由各部门档案专职人员进行收集，按公司统一的分类方法分类
整理、保管，并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。
4.3 公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许向外发布和扩散的文
件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、
协议、备忘录等。
5．程 序
5.1 文件归档要求
5.1.1各部门应指定专职人员（文员）进行文件的收集、整理工作。并按本细则中规
定的移交时间，完整、系统地向档案室移交；
5.1.2严格文件的的登记制度，文件收进、发出、借出都要进行严格的登记, 登记便
于掌握文件的去向，收集时容易收回；。
5.1.3将办理完毕的文件，随即收集归档。文件办理完毕后，文件处理部门如不及时
追回归档，继续放在承办人手中，由于承办人不是专门管理文件的，没有积累
和管理文件的经验，容易将文件遗失；
5.1.4对办完的文件进行检查，是不是有残缺的或不全的，如有应及时追回，以免时
间一长，找不到责任人；
5.1.5注意“帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件
和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。
5.2 档案的分类及归档
5.2.1 设立档案室，并指定专门的档案管理人员，负责公司文书、音像、技术、实物
等档案的管理工作，各部门指定档案专门负责人，做好本部门档案建设，并协
助公司档案管理员做好档案管理工作。
5.2.2 档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公
司档案由公司档案室统一管理，各部门档案负责人每月10号前将上月已整理好
的固定需移交的原始档案移交档案室，如工程部方案材料表；销售部工程通报、
客户信息调查表；技术中心方案、科研项目申请报告及总结等（文书档案，部
门自留复印件或电子版），并办理好交接手续。各部门不能按要求及时向档案
室移交文档的，根据具体情况对负责人处于50-150元的罚款。
5.2.3公司文书档案包括：
1重要的会议材料，包括会议通知、报告、决定、总结、领导人讲话、典型发 ○
言、会议简报及会议纪要等；
2公司下发的与各部门有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等 ○
文件资料；
3各部门对外的正式发文与有关客户（政府部门）的往来文书及电子文档；○
4各部门的请示与总经理的批复；○
5各部门反映主要职能活动的报告、总结；○
6各部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计、报表、 ○
票据材料、广告材料、简报、本部门有业务来往的客户信息；
7各部门与有关客户签订的合同、协议书等；○
8人事任免及员工处罚、处分的文件资料；○
9员工人事档案及工资、福利文件资料；○
10财会资料；○
11各部门的历史沿革、大事记及反映本部门重要活动的文件资料；○
12素材资源、设备的图纸说明，其它技术方面的科技研发资料；○
13重要的报刊资料；○
14其它具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；○
5.2.4 各部门均应指定档案管理人员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定，
人员变动应及时通知档案室。各部门要建立健全平时归卷制度，及时对处理完
毕或批存的文件资料做好归档。
5.2.5 在工作活动中一项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部
门收集归档。
5.2.6 归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.2.7 文件资料归档时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转
发与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开；一个项目的材
料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、
基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程，尽量做到一事一卷。绝密
文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有密切联系的，也可随绝密文电
立卷。
5.2.8 跨年度材料的处理：除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外，不同年度
的文件不能放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文立卷；没有复文的
放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针
对的最后一年立卷；跨年度的会议资料放在会议开幕年；文件数量很少或一件
事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷，其它文件立卷按归类有关
规定执行。
5.2.9 已归档的文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一
起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后，印件在前、定稿在后；会
议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程度顺序排列，重要的
在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销
售合同应按销售产品种类组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普
发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行
GB/T11822-89国家标准。其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间
的密切联系并进行系统的排列。。
5.2.10 已归档的文件应按照排列顺序，依次编写页号。每一本案卷的卷内文件按“件”
编号，每件文件用铅笔编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正
面的右上角、背面的左上角编写页号。图纸编号应在右下角，或标题栏外右
上方。成套图样或印刷成册文件，不必重新编页号。各卷之间不连续编页号。
5.2.11 卷内目录是指卷内文件目录。在每一卷文件的最前面，都必须填写卷内文件
目录，用以介绍卷内文件的内容和成分，就像一本书的目录一样，以便查询
利用。卷内文件目录填好后，应制作一式两份，除放置一份于卷首外，其余
一份做《档案目录》。
5.2.12备考表是用来说明卷内文件状况的。应放在全卷文件的最后。备考表项目有：
本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明：填写卷内文件
缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。格式如下：
卷内备考表
图3：卷内备考表
5.2.13 具有长期保存的案卷，卷内文件有圆笔和铅笔字迹，要用蓝黑墨水或碳素墨
水笔重抄或复印，连同原件一同归档。
5.2.14 案卷在装订前，卷内的文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊
技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线
封底打活结的方法装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
5.2.15 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备
考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。卷内文件的情况说
明，都应填在备考表内，若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上，检查人由
单位领导或案卷质量审核者签名。
5.2.16 卷内目录是指卷内文件目录。卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷
内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。在每一卷文件的最前面，都必须填写
卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分，就像一本书的目录一样，以
便查询利用。卷内目录格式如下：
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或
不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议
记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在
此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。
没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数
卷内文件目录填好后，应制作一式两份，除放置一份于卷首外，其余一份做《档
案目录》。
5.2.17 归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容,
摄制人。照片要连同底片一起归档。
5.2.18 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期
限等。
5.2.19 文件点收：
1文书结案后，○原稿由档案管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本或
电子版本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经总经理同意
后妥善保存，并办好手续，档案室以印本归档。
2文件如需借阅，应有档案管理部门主管的签认、总经理签字方可。文件和办○
理手续必须完备，如有遗漏应立即退回经办部门，并责令在规定的期限内补
齐手续上交档案管理部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即
退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门或经总经理批准，
转交相关部门。
5.2.20 档案类别的设置
1根据公司目前发展的需求，将公司档案的类别共设置成八个大类, 即:行政○
管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品管理类、科学技术研究管理类、
基本建设类、设备仪器类、会计管理类。
2根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属 ○
类 ), 根据需要可以在二级类目下，设置三级类目（属类）。
3录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其 ○
形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置
类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
4各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 ○
5.2.21 分类标识方法
1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )； ○
采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )及三级类目（属类）。
2档案实体排架和编号要反映八个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, ○
经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
⑴行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按
大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照
永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制
到“999”时, 重新从“1” 另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由、目录号、分类号、案卷顺序号、档案顺序号构成 。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010—08
┃┃┃┃ 档案目次（阿拉伯数字）
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━档案卷次（阿拉伯数字）
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）
⑵产品管理类（D）、科学技术研究管理类（E）、基本建设类（J）、设备仪器
类（F）的案卷排架。
ⅰ根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列,
案卷顺序号按属类流水编号, 同样将顺序号编制到“999” 时重新从
“1” 另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号,
篇二：公司档案管理办法及实施细则1
档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、 总则
第一条 第二条
根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。
公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。
第三条 第四条 第五条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档
公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。
第六条
公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负
责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、
整理后归档，然后交给公司档案管理人员。
1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部
门统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政
部备案。会议文件由行政部收集。
第七条
公司文件材料归档的基本要求
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和
历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条 公司必须编制文件材料的归档范围。
企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件
材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
2、 财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 3、 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 4、 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文
件材料。
5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的
各种文件材料。 6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 7、 宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各种文件材料等。 8、 其他方面。 第九条 档案级别的划分：
档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。 等级的划分：一级为绝密文件 二级为秘密文件 三级为机密文件 四级为普通文件 1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。
附表格如下
第十条 归档时间 1、 基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。 2、 各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
第十一条 公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第十二条 公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十三条 公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。 a）档案管理 归档要求：
1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第十四条 公司要建立健全各项档案管理制度，列入公司的经济责任制体系，并制定严格的奖惩办法。 第十五条 各部门保管文件的档案范围及相关规定
1、 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。
2、 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。a）部门存档文件的范围：
1 、部门例会纪要、业务函件、往来文件。 2 、客户业务信息、资料、销售报表。 3 、公司及各部门的规章管理细则。
4 、原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。 b）文件档案分类整理保存 第十六条 档案分类
行政部负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。 1、 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法 2、 分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。 3、 常用的分类方法有：（1）按工程项目分类；（2）按专业性质分类；（3）按组织机构分类；（4）按时间分类。可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。
4、 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。“加密”还分为绝密、秘密和机密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。
第十七条 档案编目：要编制档案总目录、档案分类目录。 第十八条 档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 第十九条 档案保管
1、 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
2、 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
3、 要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。
a) 文件档案保存期限：①. 永久保存：(1)公司章程；(2)股东名册；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权及其它债权凭证；(8)工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；(9)其它经核定须永久保存的文书。 ②. 10 年保存：(1)预算、决算书类；(2) 人事档案、会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其它经核定须保存10 年的文书。③.在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定 第二十条 人事档案的归档 一、 内部人事基础档案的建立
在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括：
1、 应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片） 2、 面试评价表；
3、 体检结果或身体健康等证明； 4、 身份证查询记录 5、 身份证复印件 6、 学历查询录
7、 学位、学历证书复印件； 8、 职称查询记录； 9、 职称证书复印件 10、 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件 11、 个人简历 12、 薪酬福利确认书 13、 离职证明
达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基础档案，形成内部人事档案袋。 二、内部人事后续档案的归档
在员工的内部基础档案建立之后，根据个人的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。（一）异动
当调动、转正、调薪、离职等异动发生时，人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录的填写。 异动档案包括：
1、调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表；
2、转正：转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录；
3、调薪：员工薪酬调整审批表；
4、离职：离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。 （二）绩效管理
依据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理负责人应按照月度、季度和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成绩效管理档案。并于年末集中移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的绩效管理档案。
绩效管理档案包括：
1、 周度、月度、季度、年度绩效考核评定表 2、 其他 （三）培训
外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结，形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员，其中员工培训记录（包括培训项目、培训学时、培训费用、培训协议等记录）装入员工内部人事档案袋，形成员工培训档案。
部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档，形成部门培训档案，并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。 第二十一条 公司培训档案包括： 1、培训签到表； 5、部门培训档案管理工作稽核检查记录； 2、员工培训课前调查表； 6、内部讲师推荐表； 3、培训效果调查问卷； 7、内部讲师资格评审表； 4、培训总结； 8、内部讲师半年考核表.部门培训档案包括： 员工培训档案包括： 1、培训签到表； 1、员工培训记录； 2、培训效果调查问卷； 3、 培训协议。 3、培训总结。
（四）职业生涯规划和满意度调查
公司年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈，访谈记录由人力资源部相关人员整理后，即时移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的职业生涯规划和满意度调查档案。 （五）其他
除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员即时归档，装入员工内部人事档案袋，形成员工档案的一部分。 第二十二条 内部档案分类及编号 内部档案分类及编号办法： 一、
篇三：档案管理办法及实施细则
档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、总则
第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。
第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。
第三条 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条
公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。
二、文件材料的形成与归档
第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。
第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。
1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
第七条
公司文件材料归档的基本要求
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第八条
公司必须编制文件材料的归档范围。
企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：
1、 经营销售方面： 有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
2、 财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
3、 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。
4、 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
7、宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种 文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各 种文件材料等。
8、 其他方面。
第九条
档案级别的划分： 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。
等级的划分：一级为绝密文件 二级为秘密文件
三级为机密文件
四级为普通文件
1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。
河北双月保温材料科技有限公司
二〇一六年七月十八日