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山青高中电子文件档案制度

  山青高中电子文件档案制度

  为了加强电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档和管理规范》等有关文件规定,结合本单位实际,特作如下规定:

  1、电子档案是一种独立的档案门类和载体,它和其它档案一样,应列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各相关处室和档案部门负责。

  2、电子档案应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。

  3、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行归档。

  4、归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录(类别)号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。

  5、电子档案实行集中统一管理。档案室负责归档前的监督、指导工作以及归档检查验收,做到外观完好、整洁无损、记录的内容、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率;

  6、档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

  7、在每年上半年将上年度应归档的电子文件向档案室归档,移交时做到数据完整、内容准确、编目规范、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

  8、归档的电子文件应一式三份,一份用于查阅,一份存于档案库,一份异地保存。

  9、入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时进行补救。

  10、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案要进行同步更新复制新版本,旧版本或有问题的载体仍需保存三年。

  11、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能,库房温度控制在17℃-20℃,相对湿度控制在35%-45%。

  12、封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

  13、销毁电子档案,需经单位档案鉴定小组鉴定,编制销毁清册,由主要领导批准,监毁人、销毁人签字盖章。

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