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电子公文管理办法(试行)

日期:2020-04-21  类别:最新范文  编辑:一流范文网  【下载本文Word版

电子公文管理办法(试行) 本文关键词:试行,管理办法,公文,电子

电子公文管理办法(试行) 本文简介:中国科学院地质与地球物理研究所电子公文管理办法(试行)第一章总则第一条为规范我所电子公文管理,维护电子公文的真实、完整、可用和安全,根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定,制定本办法。第二条本办法中的电子公文,是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。第三条电子公文

电子公文管理办法(试行) 本文内容:

中国科学院地质与地球物理研究所

电子公文管理办法(试行)

第一章

第一条

为规范我所电子公文管理,维护电子公文的真实、完整、可用和安全,根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定,制定本办法。

第二条

本办法中的电子公文,是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。

第三条

电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律,坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的原则。

第四条

本所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。

第五条

ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。

第二章

机构及职责

第六条

ARP公文系统由所综合办公室负责组织实施工作。具体职责是:

(一)督促指导所属各部门ARP公文系统的使用,组织开展培训工作,协调解决ARP公文系统使用中出现的问题;

(二)负责所级电子公文的审核,院及院属各单位电子公文的接收。

(三)电子印章管理。

(四)院级、所级电子公文的归档管理。

第七条

研究所信息网络管理部门负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是:

(一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持,负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。

(二)系统进行维护、升级、迁移等操作时,应确保电子公文内容和元数据的一致性。

第三章

发文与收文办理

第八条

发文办理:

(一)通过ARP公文系统行文,行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》,并按ARP公文系统设定的规范进行操作。

(二)

电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。

完成电子公文流程后,公文管理员负责加盖发文机关电子印章,拟稿人审核无误后方可发送。

(三)电子公文发送后,拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查,对紧急公文应及时与接收部门联系,确保公文正常接收。

(四)联合发文在主办部门签发后,可以纸质件送其他单位会签。

(五)主送部门实施ARP公文系统的,以ARP公文系统发送;主送部门没有实施ARP公文系统的,以纸质件发送。

第九条

收文办理:

(一)公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文,每个工作日的上、下午至少查收1次。

(二)公文管理员接收电子公文后,应核查公文的完整性和有效性,检查无误后方可办理。

第十条

电子印章的使用:

(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。

(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章,严禁空打印、空发印章。

第五章

应急与安全

第十一条

应急与安全管理:

(一)当ARP公文系统出现故障,引起电子公文无法正常办理时,应及时与办公室或网络室联系,查明原因,排除故障。

(二)0.5个工作日内不能排除的故障,所ARP公文系统运维单位(信息网络部)必须及时报告办公厅。由办公厅视情况协调处理。

第十二条

各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。

(一)使用人员首次登录系统时,应立即修改口令,并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。

(二)当使用人员调离或岗位发生变化时,应及时进行用户删除或权限调整,并办理相关手续。

第六章

第十三条

电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。

第十四条

电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。

第十五条

归档要求:

(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文,必须适时打印纸质件。进行归档时,必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。

(二)打印的纸质发文稿纸,在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。

(三)电子公文应及时进行预归档,并参照纸质档案管理要求进行分类整理后,于次年6月底之前归档。

(四)电子公文归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测,并由相关责任人确认后,办理移交手续。

第十六条

电子公文档案的保管和利用执行国家及我院相关规定。

第七章

第十七条

本办法由综合办公室负责解释。

第十八条

本办法自2009年12月1日起施行。

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