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附属中学档案销毁制度

  附属中学档案销毁制度

  档案室保管的档案,经认真鉴定后,确认没有保存价值的或已经保管期满(长期保管为16~30年左右,短期保管为15年以下)的档案就应进行销毁。档案的销毁工作是一项十分严肃的工作,必须认真做好,为此,特制定如下销毁制度。

  一、销毁档案的标准

  1.保管时间标准

  短期保管的档案,15年期满,经过认真复查,分管校长批准即可销毁;30年保管的档案, 50年期满,经再次鉴定确认已无继续保存的必要,经分管校长批准即可销毁。

  2.档案内容、来源、形式标准

  档案室对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下,对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷,要再进行一次认真的鉴定,用档案的内容、来源、形式为标准,重新判定档案的价值,剔除无继续保存价值的档案。

  二、销毁档案的程序

  1.档案室对已保管期满,拟销毁档案提出存毁的初步意见;并对拟销毁的档案按类别造册登记,分别送交档案形成部门领导进行初审。

  2.汇总初审意见,编造档案销毁清册。销毁清册,是准备剔除销毁案卷的登记薄。同时,还应撰写一份销毁档案的书面报告

  3.销毁清册连同销毁档案的书面报告送交分管校长审核、批准。

  4.销毁时要进行监销

  经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点化为纸浆;不准出卖或做其它用;销毁档案时,要有人监销,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人要签名盖章以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明。

  三、销毁档案的组织领导

  1.档案销毁的具体工作由档案室承办,并将销毁清册立卷归档。

  2.送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册,必须经分管校长签字,方为生效;并加以妥善保管。

  3.销毁清册及销毁档案的书面报告必须经校主管档案工作领导签字,方能生效。

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