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学院档案管理制度

  学院档案管理制度

  第一章 总则

  第一条 为了加强对学院综合档案的科学管理,实现档案管理工作的标准化、规范化,更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)及有关文件精神,结合我院具体情况,制定本制度。

  第二条 本办法所指的档案是指学院在从事教学、科研、基建、财务、党政管理及其它各项活动中,直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文件、图表、声像和实物等不同载体的历史记录。

  第三条 学院档案工作是维护学院历史真实面貌、办好学院的重要基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。因此,必须把学院档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导,实行集中统一管理,确保学院档案的完整、准确、系统、安全。

  第二章 机构与任务

  第四条 综合档案室主管学院档案工作,对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

  第五条 各部门必须指定专人专职或兼职负责本部门档案材料的管理,包括档案的收集、整理、分类、建册以及档案移交前的保管。

  第六条 综合档案室的主要任务是:

  (一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;(二)制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

  (三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

  (四)开展档案的开放或利用工作;

  (五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

  (六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;

  (七)负责对全校档案工作人员的业务培训;

  (八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

  (九)开展档案学术研究和交流活动。

  第三章 文件材料的归档、移交工作

  凡是反映本院重大工作与活动,具有参考利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围,均应按照规定向学院档案室移交,任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

  第七条 文件材料的归档范围:

  (一)党政管理类

  主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党群部门的工作计划总结;上级机关与本校关于党群管理的文件材料。

  (二)行政

  主要包括高等学校行政工作的各种会议、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

  (三)学生类

  主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

  (四)教学类

  主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

  (五)科研类

  按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

  (六)基本建设类

  指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

  (七)仪器设备类

  主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

  (八)产品生产类

  主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等。

  (九)出版物类

  主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

  (十)外事类

  主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中、外学者、着名社会活动家名誉职务的有关材料等。

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