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江临中学档案管理规定

  江临中学档案管理规定

  为了加强对本校档案的管理并有效地保护档案,为学校的教育、教学工作服务,并使我校档案管理工作逐步走向规范化、标准化和现代化,特制定本规定:

  1、档案管理范围:

  (1)本校档案是指学校在教育、教学和公务活动中形成的能真实反映学校工作具有保存价值的,并经文书处理完毕的文字、图表、声像等各种载体的文件材料;

  (2)本校档案可分文书档案、教学档案、财务档案、科技档案、荣誉档案、教职员的业务考勤档案、声像档案和人事档案。

  1、档案管理体制:

  (1)在分管校长的领导下,本校档案管理按“统一领导、分级管理”的原则,实行二级管理;

  (2)校务办公室设专职档案员一名,具体负责保管本校的档案,并对全校各部门的档案工作进行监督和指导,党支部、校长室、校务办、工会、教导处、教科室、政教处、总务处、基建各设兼职档案员一名。各自负责部门内文件材料的收集、整理、立卷工作;

  (3)学校档案室是集中管理档案的机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。

  3、档案员应忠于职守,努力学习档案专业基础知识,不断开发档案资源,热情为教育、教学工作提供档案信息服务:

  档案员的任务:

  (1)认真做好预立卷工作。平时负责收集各部门内工作形成的文书材料,并加以分类、鉴定,并及时归档;

  (2)按时做好文件材料的立卷工作,根据学校制订的归档制度范围,每年9~10月完成上年度或上一学年度的组卷、装订工作,编写案卷目录交校务办档案管理员汇总登记;

  (3)按时做好档案的移交工作,每年11月将已立卷的档案向学校档案室移交;

  (4)维护档案的完整、齐全和安全,逐步改善档案的保管条件;

  (5)严格按照档案的借阅制度办理借阅手续。

  4、档案保管:

  (1)为便于分类,各类案卷应按学校制订的《江临中学档案案卷类目及其保管期限表》统一编写;

  (2)根据学校现有条件,配置必要的设施,确保档案完全,各部门要有专门存放档案的箱(柜),至少要具备防潮防火、防虫等安全措施;

  (3)各类档案须加以鉴定,根据其保存价值和保管期限,分别保存或销毁,销毁档案应严格遵照有关规定;

  (4)任何个人、部门无权将归档的文件材料占为己有,应归档的材料应及时向档案员移交或保存,任何部门不得赠与或出售档案。

  5、坚持档案为教育、教学服务:

  为使校内档案信息资源得到不断开发和利用,更好地为教育、教学服务,应当做好下列工作:

  (1)编制必备的检索工具;

  (2)逐步开展编研工作;

  (3)为撰写大事记、校史、学校沿革提供资料;

  (4)为校领导编写重要文件、制订计划总结工作、出版刊物提供信息;

  (5)提供借阅、复制档案服务。

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