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徒丹高中档案管理制度

  徒丹高中档案管理制度

  档案库房管理制度

  1、库房实行专人负责管理,严禁无关人员进入库房。

  2、档案库房应具备防火、防盗、防光、防尘、防潮、防有害生物、防污染的设施,每年对“七防”措施进行一次检查。

  3、库房内严禁烟火、严禁将食物带入库房。

  4、定期对档案保管状况进行检查,并做好记录,发现问题及时报告,采取积极有效的措施,保护档案的安全。

  档案借阅利用制度

  1、凡本单位职工查阅档案一律在阅档室进行,如需借阅要填写借阅登记单。

  2、外单位人员查阅档案,应凭单位介绍信,经领导批准后方可查阅。

  3、借阅人员应对所借案卷资料的完好安全负责,不得刻划、涂改、圈点、复印。

  4、每次借阅以一套为限,期限为五天,如需再借或续借须重新办理手续。

  5、档案室人员要编制相应的检索工具,准确、迅速提供利用。

  档案归档制度

  1、归档范围:凡是反映本单位工作活动的,具有保存价值的文件材料都应归档。包括党、政、工、团、群众团体等工作中形成的各种门类和载体的文件材料。

  2、归档手续和要求:归档的文件材料应由形成部门的兼职档案员按要求收集、整理、立誊卷。归档的材料要做到材料完整、准确真实、字迹端正、图文清晰、折叠规范。填写归档材料移交清单,档案室验收合格后,双方在移交单上签字(一式二份),其中一份由档案室归档。

  3、归档时间:文书档案于次年三月底前移效归档。会计档案由财务部门自行保管一年,于次年底移交档案室。

  档案的鉴定、销毁制度

  1、根据国家有关档案保管期限的规定,定期进行档案鉴定,准确地确定档案的存毁。

  2、由本单位领导、档案部门和有关业务部门组成鉴定小组,必要时请上级档案部门有关人员参加,负责对档案材料的质量鉴定、密级划分、保管期限的确定和超过保管期限的案卷进行销毁鉴定、确认、监督销毁等工作。

  3、销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,认真清点核对,经有关负责人批准后,由二人以上在指定地点监毁,并在销毁清册上签字。

  4、销毁清册由综合档案室列入档案保管。

  档案保密制度

  1、档案管理人员、阅档人员应自觉遵守国家保密工作的有关规定和制度,遵守保密纪律,增强保密意识。

  2、按照档案管理密级划分要求,结合本单位的实际情况,准确划分密级。

  3、机密、绝密文件归档后,借阅需根据不同密级文件的阅看范围履行一定的批准手续,并在阅档室查阅,不准复印,不准摘录。

  4、对违反保密规定,造成泄密后果的要及时报告,并视情节追究责任。

  档案管理人员工作职责

  1、认真贯彻执行档案工作的各项规章制度,掌握档案管理现代化技术。

  2、指导文书立卷人和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷归档工作,提高案卷质量。

  3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

  4、保护档案的安全,做好防护工作。

  5、开展档案业务指导工作,并采取各种有力措施,检查督促所属单位做好档案工作。

  6、做好档案利用服务工作,编制多种检索工具,迅速准确地调查档案,汇编档案资料。

  7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密内容,确保档案机密的安全。

  8、根据档案进馆范围的规定向上级档案馆(室)移交永久、长期保管的档案。

  档案的统计制度

  1、档案管理必须建立健全统计工作,统计数据要准确、可靠。

  2、档案室必须按规定对档案工作下列基本情况进行统计,并及时报送有关部门。档案工作管理人员情况统计;档案保管设备数量统计;档案收集(接收)和库藏档案总量统计;档案管理情况的统计;档案保管情况检查结果的统计;档案鉴定和销毁数量的统计;档案资料利用数量;人与卷、册等和典型利用效果及编研参考资料等情况的统计。

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