一、机构设置及职责
学校成立由校长、分管副校长、纪委、教务、财务、后勤和各部门组成的物品采购工作领导小组。采购工作的组织领导机构是学校采购工作领导小组，总务处负责具体性工作。各有关部门根据学校全年的总体工作安排，按本办法的规定，及时提出采购计划及标准。
二、物品采购管理
1.物品采购实行物品、材料和设备购置统一归口管理的办法。即上年末，设备、物品和材料的使用部门要按照必须和节约的原则，制定购置计划，纳入下一年度预算中。
2.一次购置价值在30000元以上的，应当由校长办公会议集体研究决定；10000元以上30000元以下的，由校长审批并在办公会议上予以通报；1000元以上10000元以下的，由校长审批；1000元以下的，由分管校长审批。
3.所有对外采购业务活动必须遵守国家有关法律法规和财经纪律，通过正常的渠道和正当的方式实施采购。必须遵循“品种规格对路、价格合理、品质优良、数量适当、交货及时”的采购原则选择供应商，严格执行采购工作程序，根据核定的价格和质量要求，做好采购进货工作。
4.凡达到政府采购规定的采购活动，必须按政府采购办法采购。
5.拟用校拨经费采购的教材、图书，不论数量多少、金额大小，均纳入学校统一采购的范围，由教务处统一采购。
6.批量采购项目，必须在进行市场调查、掌握市场行情、做好准备的基础上，选择三家以上的供应厂商进行业务谈判，择优确定供应商，核定价格与质量要求。供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归学校所有，并在合同中注明。
三、采购物品验收
1.入库物品到货后，由保管员对照单据逐一核对验收，未经验收不得入库。
2.凡质量不符合要求，应当立即要求供应商调换合格商品再进行验收，否则，应予全部退货。
3.凡临近保质期或有效期的物品，使用部门无法在保质期或有效期内使用完的，可以拒绝验收。
4.三无产品一律退回。
5.验收合格入库后分类整理，做好记录。
6.必须严格执行验收办法，做好验收工作。有关负责人要监督与检查验收情况，并进行抽查，杜绝不合格物品流入，防止造成不必要的损失。
7.物品购进后，必须做到帐、卡、物相符。
四、物品采购的合同管理
1.供货合同由学校采购工作领导小组授权总务处与供货单位签订，其它部门一律不准对外签署合同。
2.合同的条款应按照谈判或招标（议标）的要求认真审核，报经学校采购工作领导小组审批签字后并方可正式签订。
3.合同生效后，总务处和用户单位要督促供货商履行合同按时交货，并保证货物质量。
4.物品交货后，后勤处要组织人员对物品按照合同的条款进行验收，发现问题及时处理，验收结果须形成书面意见并与合同归入档案。
五、物品采购的经费管理
1.各部门应严格执行学校关于物品采购经费的管理、使用和报销办法。
2.购置物品应严格按预算计划执行，不得随意更改物品计划内容或超支经费。
3.重要物品的经费支付应按合同的约定，报销应有物品的验收报告和部门负责人签字等相关凭证。
六、采购工作纪律
1.不得违反规定程序操作；
2.不得擅自提高采购标准；
3.不得委托不具备资质的机构办理采购任务；
4.不得与供应商串通以虚高的价格套取回扣、折扣或报销任何应由个人支付的费用；
5.不得私自接受对方的礼金、有价证券和物品（无法拒绝的必须上缴学校纪委登记统一处理）；
6.不得参加可能对公正执行公务有影响的宴请和娱乐活动；
7.不得拒绝有关部门的监督检查。
8.对违反规定的行为，将追究有关人员的责任，由此造成的损失由责任人承担赔偿，构成犯罪的按有关规定处理。对严重违反纪律不宜从事采购工作的人员应及时调离岗位。